Installer Paperless-ngx et en finir avec les papiers

Paperless-ngx transforme vos papiers (factures, fiches de paie, contrats, avis d’imposition) en archive numérique : il lit le texte des documents scannés, les classe et vous permet de tout retrouver en une recherche.

Installer

Dans Mon serveur, ajoutez Paperless-ngx (800 Mo de RAM : il lance aussi une base PostgreSQL et un Redis). Adresse proposée : papiers.mondomaine.fr.

Le script crée le compte admin avec un mot de passe aléatoire, affiché à la fin de l’installation. Pour le retrouver :

sudo grep ADMIN_PASSWORD /opt/stacks/paperless/.env

Connectez-vous, puis changez ce mot de passe dans votre profil (pourquoi dans l’application et pas dans le .env).

Importer des documents

Trois façons, de la plus simple à la plus automatique :

Glisser-déposer dans l’interface web (bouton « Envoyer » ou directement sur le tableau de bord).
Le dossier consume : tout fichier déposé dans /opt/stacks/paperless/consume est importé automatiquement, puis retiré du dossier.
```
scp facture.pdf utilisateur@IP_DU_SERVEUR:/tmp/
ssh utilisateur@IP_DU_SERVEUR "sudo chown 1000:1000 /tmp/facture.pdf && sudo mv /tmp/facture.pdf /opt/stacks/paperless/consume/"
```
Le chown donne le fichier à l’utilisateur de Paperless, qui doit pouvoir le retirer du dossier après l’import.
L’application mobile : « Paperless Mobile » (Android) ou « Swift Paperless » (iOS) photographient un document et l’envoient directement.

L’OCR est réglé sur le français (PAPERLESS_OCR_LANGUAGE: fra) : accents et caractères spéciaux sont reconnus.

Laisser Paperless classer tout seul

Paperless range chaque document avec trois informations :

un correspondant (EDF, employeur, banque…) ;
un type de document (facture, fiche de paie, contrat…) ;
des étiquettes (impôts, maison, voiture…).

Au début, renseignez-les à la main sur une vingtaine de documents. Paperless apprend ensuite de vos choix et propose tout seul les bons classements (algorithme « Auto » par défaut). Pour les cas évidents, créez une règle : un correspondant « EDF » avec la correspondance « Contient : EDF » s’applique à chaque nouveau document.

Retrouver un document

La barre de recherche cherche dans le texte des documents, pas seulement dans leur titre : « numéro fiscal », « garantie lave-linge »… Combinez avec les filtres (correspondant, type, date) pour affiner.

Scanner : les bons réglages

PDF, 300 dpi, noir et blanc ou niveaux de gris : bonne reconnaissance, fichiers légers.
Un document = un fichier. Pour séparer automatiquement une pile scannée d’un coup, Paperless sait couper aux pages « code-barres » (voir sa documentation, section barcodes).

Sauvegarde : votre archive est précieuse

Les documents sont dans /opt/stacks/paperless/media, la base dans db. Les deux font partie de la sauvegarde de la nuit ; Paperless s’arrête quelques secondes pour une copie cohérente.

Pour une sauvegarde indépendante de Paperless (lisible même sans lui), utilisez son exportateur intégré :

cd /opt/stacks/paperless
sudo docker compose exec -T paperless document_exporter ../export

Le dossier export contient alors tous vos documents en clair, avec leurs métadonnées. C’est aussi la méthode pour migrer vers une nouvelle installation.

En cas de souci

Un document reste bloqué : regardez les logs, sudo docker compose logs paperless --tail 50.
Le serveur rame à l’import : l’OCR est gourmand. C’est normal pendant un gros import ; ça redevient calme ensuite.
Erreur de mot de passe de base : le piège du DB_PASSWORD.

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